English

Hysbysiad Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Defnyddwyr Schoolcomms

Mae Schoolcomms, rhan o ParentPay Limited, yn dylunio, datblygu, gwerthu, marchnata, cyflenwi, cynnal a chadw ac yn gweithredu systemau a gwasanaethau casglu taliadau, prosesau taliadau, cyfathrebu â rhieni a rheoli gwybodaeth ar gyfer y farchnad addysg.

Mae'r hysbysiad hwn yn egluro i Ddefnyddwyr Schoolcomms (“chi/eich”) sut mae ParentPay (“ni”) yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol.

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys y manylion a ganlyn:

  • Pam ein bod yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol?
  • Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu
  • Pa wybodaeth bersonol yr ydym yn ei defnyddio?
  • Sut fyddwn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol?
  • Eich hawliau dan ddeddfwriaeth gwarchod data
  • Rhannu gwybodaeth bersonol gyda thrydydd parti
  • Am faint fyddwn ni'n cadw'ch gwybodaeth?
  • Newidiadau i'n hysbysiad preifatrwydd
  • Manylion cyswllt ar gyfer ein Swyddog Diogelu Data

Pam ein bod yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol?

Caiff datrysiadau talu a llwyfannau cyfathrebu Schoolcomms a ddarperir i ysgolion a'u rhieni eu llywodraethu gan gontract rhyngom ni a'r ysgolion, y Multi-Academy Trust neu Awdurdod Addysg Lleol (“Cwsmer Schoolcomms”), a hefyd gan y Telerau a'r Amodau yr ydych yn cytuno â hwy wrth i chi gofrestru (“Defnyddiwr Schoolcomms”).

Byddwn yn prosesu eich data personol ar gyfer y dibenion a ganlyn:

  • i'ch darparu gyda'r gwasanaeth y gofynnwyd amdano ac y cofrestrwyd ar ei gyfer
  • i wirio pwy ydych chi pan fo angen
  • i atal a datgelu trosedd, twyll a gwyngalchu arian
  • i weinyddu'r gwasanaeth yn barhaus
  • i'n galluogi i wella'r cynnyrch a'r gwasanaethau yr ydym yn eu cynnig i'n cwsmeriaid
  • i wneud gwaith ymchwil a dadansoddiadau ystadegol gan gynnwys patrymau talu a defnyddio
    • Ni fyddwn yn defnyddio eich enw wrth wneud defnydd fel hyn o'r data.
  • i'n galluogi i gydymffurfio â'n hymrwymiadau cyfreithiol a rheoleiddiol
  • i gynnig cynnyrch a gwasanaethau newydd i chi sy'n berthnasol ac yn briodol, a hynny ddim ond i'r graddau a ddisgwylir i fod yn rhesymol.

Pe byddem yn bwriadu cyflwyno prosesau pellach ar gyfer defnyddio'ch gwybodaeth, byddwn yn darparu gwybodaeth am y diben hwnnw cyn cynnal gwaith prosesu o'r fath.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu

Dan Gyfraith Diogelu Data, mae amryw o seiliau yn cael eu hystyried yn ‘sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’.
Y Rheolydd Data ddylai benderfynu ar y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu.

Where we are the Data Processor, the legal basis is determined by the Customer. Typically, the legal basis in this scenario is:
‘processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest’
neu
‘processing is necessary for the purposes of legitimate interests pursued by the controller’

Where we are the Data Controller, the legal basis for processing is based on:
‘processing is necessary for the purposes of legitimate interests pursued by the controller’

Dylid nodi mewn rhai amgylchiadau y gall y sail gyfreithiol hon amrywio, fodd bynnag, rydym bob amser yn gweithredu mewn cydymffurfiaeth lawn â Chyfraith Diogelu Data ac ni fyddwn ond yn prosesu data pan fo sail gyfreithiol deg a rhesymol i wneud hynny.

Pa wybodaeth bersonol yr ydym yn ei phrosesu?

I gyflawni'r gwasanaethau hyn, rydym yn casglu (naillai gan y Cwsmer a/neu gennych chi'n uniongyrchol) ac yn prosesu'r wybodaeth a ganlyn:

Gwrthrych y Data (Pwy)Categori'r Data (Beth)DisgrifiadModule
StudentCofnodion cyrhaeddiadCofnodion cyrhaeddiad o system MIS yr Ysgol. Online Reporting
StudentApp statusIs the pupil using the School Gateway appCore
StudentAdroddiadau AsesuAdroddiadau asesu blynyddol a gynhyrchir gan yr ysgol trwy MIS. Online Reporting
StudentData AwdurdodiStudents School Gateway PINCore
StudentManylion cyfrif bancCedwir manylion cyfrifon banc ac fe'u hanfonir i drydydd parti i gael eu hawdurdodiTaliadau
StudentCofnodion digwyddiadau ymddygiadCofnodion ymddygiad ar system MIS yr Ysgol. Online Reporting
StudentClub Attendance RecordsClub attendance which is recorded by school within SchoolcommsClubs
StudentClub balancesSeparate balances for each club the student attendsClubs
StudentClub Session BookingsClub sessions booked by parents or schoolClubs
StudentCurriculum TimetableThis is the pupil's timetable.Online Reporting
StudentDinner BookingsDinner bookings made by parents or school.Dinners
StudentDinner plan balanceDinner plan balance if School uses Schoolcomms Dinners ModuleDinners
StudentExam timetablesThe students exam timetablesOnline Reporting
StudentCyfenwEnw cyntaf y disgybl.Core
StudentFree School MealsWhether the pupil is eligible for Free School Meals.Dinners
StudentRhyw Rhyw'r disgyblCore
StudentGrwpiauActive groups set up by the school containing the pupil.Messaging
StudentDynodwyrMIS ID, Roll Number and UPNCore
StudentNegeseuon o'r ApNegeseuon a anfonwyd gan y rhieni i'r ysgol o fewn yr Ap School GatewayMessaging
StudentA adwaenir fel Yr enw y mae'r disgybl yn ei ddefnyddio.Core
StudentLinked PeopleContact's linked to the child that meet import criteria specified by schoolCore
StudentDewisiadau Bwyd a hanes gwariantThis is a record of the students meal spend, this is imported from the schools cashless retailer, SIMS Dinner money or recorded within Schoolcomms DinnersOnline Reporting
StudentMedical InformationStudent Medical ConditionsOnline Reporting
StudentMessage HistoryEmail or SMS messages sent to the user by the school or vice versaMessaging
StudentMIS GroupsActive groups set up in the schools MIS system containing the pupilMessaging
StudentSystem Weithredu Ffôn SymudolSystem weithredu'r ffôn symudol a ddefnyddir i gael mynediad i School Gateway (iOS neu Android).Core
StudentFfôn Symudol Rhif ffôn symudol y disgybl a ddefnyddir i dderbyn rhybuddion gan yr ysgol ac i wirio cyfrif School Gateway's disgybl. Core
StudentManylion cerdyn taluCedwir manylion cardiau talu ac fe'u hanfonir i drydydd parti i gael eu hawdurdodi. Taliadau
StudentPayment HistoryStudent payment and transaction historyTaliadau
StudentPaypoint DataData used to issue a Paypoint voucher linking a student and payment itemTaliadau
StudentCyfeiriad PostCyfeiriad post y myfyriwrOnline Reporting
StudentPre-admission StatusStudents Pre-admission statusCore
StudentPrif gyfeiriad e-bostPrif gyfeiriad e-bost y disgybl a ddefnyddir i dderbyn gohebiaeth gan yr ysgol ac i wirio cyfrif School Gateway y disgybl.Core
StudentPupil Premium Questionnaire ResultsResults of the School Gateway Pupil Premium QuestionnaireCore
StudentRegistration GroupThe registration group of the pupil.Core
StudentDyddiad sefydlu cyfrif School GatewayY dyddiad pan wnaeth y defnyddiwr sefydlu cyfrif a mewngofnodi i borth School Gateway am y tro cyntaf. Core
StudentSIMS Dinner Money / Cashless Retailer BalanceThe balance from the schools cashless retailer or SIMS Dinner MoneyTaliadau
StudentSIMS profile reportThis is a SIMS profile report for the studentOnline Reporting
StudentCyfenwCyfenw'r disgybl.Core
StudentCofnodion absenoldeb heb eglurhadUnrhyw absenoldebau heb eglurhad y mae'r ysgol wedi'u cofnodi yn ystod dosbarthiadau cofrestru AM neu PM.Messaging
StudentYear GroupThe year group of the Pupil.Core
ContactData AwdurdodiPIN School Gateway's person cyswllt Core
ContactManylion cyfrif bancCedwir manylion cyfrifon banc ac fe'u hanfonir i drydydd parti i gael eu hawdurdodiTaliadau
ContactCyfenwEnw cyntaf y person cyswllt.Core
ContactEnw'r Tŷ Yr hyn a nodwyd fel enw tŷ'r person cyswllt.Core
ContactNegeseuon o'r ApNegeseuon a anfonwyd gan y rhieni i'r ysgol o fewn yr Ap School GatewayMessaging
ContactArdal leol Yr hyn a nodwyd fel ardal leol y person cyswllt.Core
ContactMessage HistoryEmail or SMS messages sent to the user by the school or vice versaMessaging
ContactTrefn Flaenoriaeth Personau Cyswllt MISTrefn flaenoriaeth personau cyswllt myfyriwr. (h.y. gall 1 a 2 fod yn deulu agos ond gall 3 a 4 fod yn perthyn o bell er dibenion cysylltu mewn argyfwng). Core
ContactSystem Weithredu Ffôn SymudolSystem weithredu'r ffôn symudol a ddefnyddir i gael mynediad i School Gateway (iOS neu Android).Core
ContactFfôn Symudol Rhif ffôn symudol y person cyswllt a ddefnyddir i dderbyn rhybuddion gan yr ysgol ac i wirio cyfrif School Gateway y person cyswllt. Core
ContactStatws cyfrifoldeb rhiantDull a ddefnyddir gan ysgolion i adnabod a oes gan berson cyswllt cyfrifoldeb rhiant dros fyfyriwr (yr hawl i roi caniatâd ac ati). Core
ContactManylion cerdyn taluCedwir manylion cardiau talu ac fe'u hanfonir i drydydd parti i gael eu hawdurdodi. Taliadau
ContactHanes Taliadau a balansauThis is the contact's payment and transaction historyTaliadau
ContactCod post Yr hyn a roddwyd fel cod post y person cyswllt.Core
ContactPrimary Email addressPrif gyfeiriad e-bost y person cyswllt a ddefnyddir i dderbyn gohebiaeth gan yr ysgol ac i wirio cyfrif School Gateway y person cyswllt.Core
ContactPrime Parent StatusIndicates whether a contact is a prime parent or seconday parentCore
ContactDyddiad sefydlu cyfrif School GatewayY dyddiad pan wnaeth y defnyddiwr sefydlu cyfrif a mewngofnodi i borth School Gateway am y tro cyntaf. Core
ContactStatws yr Ap School GatewayAdnabod p'un ai yw defnyddiwr wedi mewngofnodi i ap symudol School Gateway ai peidio.Core
ContactStryd Yr hyn a nodwyd fel enw stryd y person cyswllt.Core
ContactCyfenwCyfenw'r person cyswllt.Core
ContactTref Yr hyn a nodwyd fel enw tref y person cyswllt.Core
Staff MemberData AwdurdodiPIN School Gateway yr aelod staffCore
Staff MemberBank Account DetailsCedwir manylion cyfrifon banc ac fe'u hanfonir i drydydd parti i gael eu hawdurdodiTaliadau
Staff MemberCard DetailsCedwir manylion cardiau talu ac fe'u hanfonir i drydydd parti i gael eu hawdurdodi. Taliadau
Staff MemberClub Attendance RecordsClub attendance which is recorded by school within SchoolcommsClubs
Staff MemberClub BalancesSeparate balances for each club the staff member attendsClubs
Staff MemberClub BookingsClub bookings made by staff member or school.Clubs
Staff MemberCurriculum timetableThis is the staff members timetable.Online Reporting
Staff MemberDinner BookingsDinner bookings made by staff member or school.Dinners
Staff MemberDinner Money / Caterer BalanceThe balance from the schools cashless retailer or SIMS Dinner MoneyTaliadau
Staff MemberDinner Plan BalanceDinner plan balance if School uses Schoolcomms Dinners ModuleDinners
Staff MemberCyfenwEnw cyntaf yr aelod staff.Core
Staff MemberGrwpiauActive groups set up by the school containing the pupil.Messaging
Staff MemberNegeseuon o'r ApNegeseuon a anfonwyd gan y rhieni i'r ysgol o fewn yr Ap School GatewayMessaging
Staff MemberLinked PeopleMIS contacts linked to the staff member who meet the Schoolcomms import critera set by the school.Core
Staff MemberMeal Spend HistoryThis is a record of the staff members meal spend, this is imported from the schools cashless retailer, SIMS Dinner money or recorded within Schoolcomms DinnersTaliadau
Staff MemberMedical ConditionsStaff Member Medical ConditionsOnline Reporting
Staff MemberMessage HistoryEmail or SMS messages sent to the user by the school or vice versaMessaging
Staff MemberMIS IDStaff members MIS IDCore
Staff MemberMobile OS versionSystem weithredu'r ffôn symudol a ddefnyddir i gael mynediad i School Gateway (iOS neu Android).Core
Staff MemberFfôn Symudol Rhif ffôn symudol yr aelod staffCore
Staff MemberPayment HistoryThe staff members payment historyTaliadau
Staff MemberPayPoint DataData used to issue a Paypoint voucher linking a staff member and payment itemTaliadau
Staff MemberCyfeiriad PostThe staff member’s postal addressCore
Staff MemberCod post The staff member’s postal codeCore
Staff MemberPrif gyfeiriad e-bostPrif gyfeiriad e-bost yr aelod staffCore
Staff MemberSwyddSwydd yr aelod staff yn yr ysgolCore
Staff MemberDyddiad sefydlu cyfrif School GatewayY dyddiad pan wnaeth yr aelod staff sefydlu cyfrif a mewngofnodi i borth School Gateway am y tro cyntaf. Core
Staff MemberStatws yr Ap School GatewayAdnabod p'un ai yw aelod staff wedi mewngofnodi i ap symudol School Gateway ai peidio.Core
Staff MemberCyfenwCyfenw'r aelod staff.Core
Staff MemberTeitlTeitl yr aelod staff (Mr, Mrs, Ms, ac ati).Core
OtherMath a fersiwn y PorwrY math o Borwr Gwe y mae eich dyfais yn ei ddefnyddioCore
OtherCwcisCofnodion arbennig yn eich porwr sy'n helpu i'r wefan weithreduCore
OtherCyfeiriad IPCyfeiriad rhwydwaith eich dyfais neu gysylltiad rhyngrwydCore
OtherDadansoddiadau o’r We Gwybodaeth gyffredinol am ymddygiad pori ac ystadegau tudalennauCore

Sut fyddwn ni'n prosesu eich gwybodaeth bersonol?

Nid ydym ond yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i'r graddau sydd eu hangen i gyflawni'r gwasanaethau ar eich cyfer ac ar ran y Cwsmer ac mae gan rai o'n gweithwyr fynediad i wybodaeth o'r fath.

Rydym wedi cyflwyno mesurau technegol a threfniadaethol priodol i warchod cyfrinachedd, cyfanrwydd ac argaeledd eich gwybodaeth bersonol wrth iddi gael ei storio, ei phrosesu a'i symud.

Rydym yn sefydliad sydd wedi'i ardystio i Lefel 2 PCI-DSS ac yn gweithredu rhaglen ddiogelwch sy'n cydymffurfio ag ISO27001 i helpu i ddiogelu eich data bob amser.

Nid yw Cynnyrch a Gwasanaethau Schoolcomms ond yn prosesu eich gwybodaeth bersonol yn y DU.

Gall rhai o'n gwasanaethau cefnogol (er enghraifft Microsoft CRM), ddefnyddio llwyfannau ar gwmwl sy'n gweithredu o Drydedd Gwlad y tu allan i'r EEA. Pan fo hyn yn digwydd, rydym yn sicrhau y caiff mesurau diogelwch priodol eu rhoi ar waith i amddiffyn eich data.

Eich hawliau dan Gyfraith Diogelu Data

Hawl i Fynediad

Mae gennych hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol yr ydym ni'n ei phrosesu amdanoch ac at fanylion y prosesu hwnnw.
Fel arfer, gallwch gael mynediad at y wybodaeth honno'n uniongyrchol yn Schoolcomms Products and Services (hunanwasanaeth). Fodd bynnag, pe na fyddai hyn yn bosib, mae modd i chi wneud Cais Mynediad Gwrthrych Data i dderbyn y wybodaeth hon mewn fformat arall.

Yr Hawl i Gywiro

Mae gennych hawl i ofyn i wybodaeth gael ei chywiro os yw'n wallus. Fel arfer, gallwch ddiweddaru eich gwybodaeth eich hun trwy ddefnyddio Cynnyrch a Gwasanaethau Schoolcomms (hunanwasanaeth). Fodd bynnag, pe na bai hyn yn bosib, bydd angen i ysgol eich plentyn gywiro'r data y maen nhw'n ei ddal ac wedi ei ddarparu i ni ei brosesu.

Hawl i Ddileu (Hawl i gael eich Anghofio)

Mae gennych hawl i ofyn i'ch gwybodaeth gael ei dileu; byddwn yn gweithredu'n ddibynnol ar yr amgylchiadau.

Yr Hawl i Wrthwynebu

Mae gennych hawl i wrthwynebu i ni brosesu eich gwybodaeth; byddwn yn gweithredu'n ddibynnol ar yr amgylchiadau.

Hawl i Gyfyngu ar Brosesu

Mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar ein gweithgareddau prosesu; byddwn yn gweithredu'n ddibynnol ar yr amgylchiadau.

Yr Hawl i Gludadwyedd Data

Mae gennych hawl i dderbyn y data personol yr ydych wedi'i gyflwyno i ni mewn diwyg strwythuredig, a ddefnyddir yn gyffredin ac sy'n ddarllenadwy i beiriant sy'n addas i gael ei drosglwyddo i reolydd data arall.

Hawl i wneud cwyn i awdurdod goruchwylio

Os ydych yn meddwl ein bod wedi torri ar eich hawliau preifatrwydd, gallwch gyflwyno cwyn i'r awdurdod goruchwylio perthnasol. Gallwch gyflwyno'ch cwyn yn benodol yn y wlad yr ydych yn byw ynddi, eich lleoliad gwaith neu yn y lle yr ydych yn credu i ni dorri ar eich hawl.

You can exercise your rights be sending an e-mail to dpo@parentpay.com. Please state clearly in the subject that your request concerns a privacy matter, and provide a clear description of your requirements.

Noder: Efallai y byddwn angen cysylltu â chi am ragor o wybodaeth i wirio pwy ydych chi cyn i ni weithredu ar eich cais.

Rhannu gwybodaeth bersonol gyda thrydydd parti

Rydym yn defnyddio amrediad o ddarparwyr gwasanaeth y gellir ymddiried ynddynt i’n helpu i gyflawni'n gwasanaethau. Mae ein holl gyflenwyr yn destun mesurau diogelwch priodol, sy'n gweithredu'n unol â'n cyfarwyddiadau a chyfyngiadau penodol, ac mewn cydymffurfiaeth lawn â Chyfraith Diogelu Data.

Mae'r darparwyr gwasanaeth hyn yn cynnwys:

  • Proseswyr Taliadau - i brosesu'ch taliadau cerdyn yn ddiogel (nid ydym yn gweld, nac yn storio manylion cardiau talu)
  • Darparwyr SMS - i anfon hysbysiadau SMS neu negeseuon a anfonir gan Gwsmeriaid sy'n defnyddio Cynnyrch a Gwasanaethau Schoolcomms
  • Darparwyr E-bost - anfon ein hysbysiadau neu negeseuon e-bost a anfonir gan Gwsmeriaid sy'n defnyddio Cynnyrch a Gwasanaethau Schoolcomms
  • Darparwyr Lletya - i reoli ein canolfannau data busnes diogel
  • Darparwyr Diogelwch - i amddiffyn ein systemau rhag ymosodiadau
  • Darparwyr Teleffoni - efallai y byddwn yn cofnodi galwadau er dibenion hyfforddiant, ansawdd a diogelwch
  • Porth Cefnogi (ZenDesk) - er mwyn i chi fedru gofyn am help yn ddidrafferth
  • Wonde (Data Integrator) – so that

    schools can safely manage their data

Efallai y bydd gennym hefyd fynediad i'ch gwybodaeth bersonol yn sgil darparu’r gwasanaeth.

Pe bai angen i ni newid neu ychwanegu trydydd parti arall, byddwn bob amser yn diweddaru ein Hysbysiad Preifatrwydd yn unol â hynny.

Ni fyddwn ond yn datgelu eich gwybodaeth i bartïon eraill yn yr amgylchiadau cyfyngedig a ganlyn

  • pan fo gofyn cyfreithiol i ni wneud hynny, e.e. i awdurdodau gorfodaeth a rheoleiddio
  • pan fo dyletswydd i ddatgelu er budd y cyhoedd
  • pan fo rhaid datgelu er mwyn diogelu ein budd e.e. i atal neu ganfod trosedd a thwyll
  • pan gawn ni ganiatâd gennych i wneud hynny e.e. drwy roi caniatâd yn Schoolcomms Products and Services neu trwy ffurflen gais neu ganiatâd ar-lein.

Am faint fyddwn ni'n cadw'ch gwybodaeth bersonol?

Ni fyddwn ond yn cadw'r wybodaeth cyhyd ag sydd angen i gyflwyno'r gwasanaeth yn ddiogel a saff. Efallai y bydd angen cadw peth cofnodion i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol arall - er enghraifft mae cyfraith cyllid, trethi, twyll a gwyngalchu arian yn gofyn am gadw cofnodion penodol am gyfnodau estynedig, cymaint â saith mlynedd mewn rhai achosion.

Newidiadau i'n hysbysiad preifatrwydd

Bydd y polisi hwn yn cael ei adolygu'n rheolaidd a byddwn yn postio'r fersiynau diweddaraf ar ein gwefannau.

Manylion cyswllt ar gyfer ein Swyddog Diogelu Data

Rydym wedi penodi Swyddog Diogelu Data (DPO); mae eu manylion cyswllt fel a ganlyn:

dpo@parentpay.com

 

neu

 

Data Protection Officer

ParentPay

Ricoh Arena

Phoenix Way

Coventry

CV6 6GE