English

Hysbysiad Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Defnyddwyr Schoolcomms

Mae Schoolcomms, rhan o ParentPay Limited, yn dylunio, datblygu, gwerthu, marchnata, cyflenwi, cynnal a chadw ac yn gweithredu systemau a gwasanaethau casglu taliadau, prosesau taliadau, cyfathrebu â rhieni a rheoli gwybodaeth ar gyfer y farchnad addysg.

Mae'r hysbysiad hwn yn egluro i Ddefnyddwyr Schoolcomms (“chi/eich”) sut mae ParentPay (“ni”) yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol.

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys y manylion a ganlyn:

  • Pam ein bod yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol?
  • Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu
  • Pa wybodaeth bersonol yr ydym yn ei defnyddio?
  • Sut fyddwn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol?
  • Eich hawliau dan ddeddfwriaeth gwarchod data
  • Rhannu gwybodaeth bersonol gyda thrydydd parti
  • Am faint fyddwn ni'n cadw'ch gwybodaeth?
  • Newidiadau i'n hysbysiad preifatrwydd
  • Manylion cyswllt ar gyfer ein Swyddog Diogelu Data

Pam ein bod yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol?

Caiff datrysiadau talu a llwyfannau cyfathrebu Schoolcomms a ddarperir i ysgolion a'u rhieni eu llywodraethu gan gontract rhyngom ni a'r ysgolion, y Multi-Academy Trust neu Awdurdod Addysg Lleol (“Cwsmer Schoolcomms”), a hefyd gan y Telerau a'r Amodau yr ydych yn cytuno â hwy wrth i chi gofrestru (“Defnyddiwr Schoolcomms”).

Byddwn yn prosesu eich data personol ar gyfer y dibenion a ganlyn:

  • i'ch darparu gyda'r gwasanaeth y gofynnwyd amdano ac y cofrestrwyd ar ei gyfer
  • i wirio pwy ydych chi pan fo angen
  • i atal a datgelu trosedd, twyll a gwyngalchu arian
  • i weinyddu'r gwasanaeth yn barhaus
  • i'n galluogi i wella'r cynnyrch a'r gwasanaethau yr ydym yn eu cynnig i'n cwsmeriaid
  • i wneud gwaith ymchwil a dadansoddiadau ystadegol gan gynnwys patrymau talu a defnyddio
    • Ni fyddwn yn defnyddio eich enw wrth wneud defnydd fel hyn o'r data.
  • i'n galluogi i gydymffurfio â'n hymrwymiadau cyfreithiol a rheoleiddiol
  • i gynnig cynnyrch a gwasanaethau newydd i chi sy'n berthnasol ac yn briodol, a hynny ddim ond i'r graddau a ddisgwylir i fod yn rhesymol.

Pe byddem yn bwriadu cyflwyno prosesau pellach ar gyfer defnyddio'ch gwybodaeth, byddwn yn darparu gwybodaeth am y diben hwnnw cyn cynnal gwaith prosesu o'r fath.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu

Dan Gyfraith Diogelu Data, mae amryw o seiliau yn cael eu hystyried yn ‘sail gyfreithiol ar gyfer prosesu’.
Y Rheolydd Data ddylai benderfynu ar y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu.

Pan mai ni yw'r Prosesydd Data, y Cwsmer sydd wedyn yn penderfynu ar y sail gyfreithiol. Fel arfer, y sail gyfreithiol yn y senario hwn yw:
‘mae prosesu'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd’

Os mai ni yw'r Rheolydd Data, mae'r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu yn seiliedig ar:
‘mae'r prosesu yn angenrheidiol er dibenion diddordebau cyfreithlon a ddilynwyd gan y rheolydd’

Dylid nodi mewn rhai amgylchiadau y gall y sail gyfreithiol hon amrywio, fodd bynnag, rydym bob amser yn gweithredu mewn cydymffurfiaeth lawn â Chyfraith Diogelu Data ac ni fyddwn ond yn prosesu data pan fo sail gyfreithiol deg a rhesymol i wneud hynny.

Pa wybodaeth bersonol yr ydym yn ei phrosesu?

I gyflawni'r gwasanaethau hyn, rydym yn casglu (naillai gan y Cwsmer a/neu gennych chi'n uniongyrchol) ac yn prosesu'r wybodaeth a ganlyn:

Gwrthrych y Data (Pwy)Categori'r Data (Beth)Disgrifiad
Disgybl \ MyfyriwrCyfenwEnw cyntaf y disgybl.
Disgybl \ MyfyriwrCyfenwCyfenw'r disgybl.
Disgybl \ MyfyriwrA adwaenir fel Yr enw y mae'r disgybl yn ei ddefnyddio.
Disgybl \ MyfyriwrDGDyddiad geni'r disgybl.
Disgybl \ MyfyriwrRhyw Rhyw'r disgybl
Disgybl \ MyfyriwrRegistration GroupThe registration group of the pupil.
Disgybl \ MyfyriwrYear GroupThe year group of the Pupil.
Disgybl \ MyfyriwrGrwpiauActive groups set up by the school containing the pupil.
Disgybl \ MyfyriwrCyfarchiad Cyfarchiad y disgybl.
Disgybl \ MyfyriwrGofynion DietUnrhyw ofynion diet arbennig gan y disgybl
Disgybl \ MyfyriwrFree School MealsWhether the pupil is eligible for Free School Meals.
Disgybl \ MyfyriwrUniversal Free School MealsWhether the pupil is eligible for Universal Free School Meals.
Disgybl \ MyfyriwrPupil PremiumWhether the pupil is eligible for Pupil Premium.
Disgybl \ MyfyriwrCyfeiriad PostCyfeiriad post y myfyriwr
Disgybl \ MyfyriwrPrif gyfeiriad e-bostPrif gyfeiriad e-bost y disgybl a ddefnyddir i dderbyn gohebiaeth gan yr ysgol ac i wirio cyfrif School Gateway y disgybl.
Disgybl \ MyfyriwrFfôn Symudol Rhif ffôn symudol y disgybl a ddefnyddir i dderbyn rhybuddion gan yr ysgol ac i wirio cyfrif School Gateway's disgybl.
Disgybl \ MyfyriwrDynodwyrRhif Cofrestru, UPN, dynodwr system reoli
Disgybl \ MyfyriwrDewisiadau Bwyd a hanes gwariantDyma hanes dewisiadau bwyd y disgybl a faint a wariwyd ar brydau ysgol neu eitemau sydd ddim yn berthnasol i brydau, yn cynnwys prydau ysgol am ddim
Disgybl \ MyfyriwrGwybodaeth tripiau ysgolManylion tripiau a gasglwyd gan rieni, e.e. cysylltiadau brys, manylion meddygol, gofynion diet, manylion cyswllt MT, EHIC a Phasbort
Disgybl \ MyfyriwrCofnodion absenoldeb heb eglurhadUnrhyw absenoldebau heb eglurhad y mae'r ysgol wedi'u cofnodi yn ystod dosbarthiadau cofrestru AM neu PM.
Disgybl \ MyfyriwrCofnodion cyrhaeddiadCofnodion cyrhaeddiad o system MIS yr Ysgol.
Disgybl \ MyfyriwrCofnodion digwyddiadau ymddygiadCofnodion ymddygiad ar system MIS yr Ysgol.
Disgybl \ MyfyriwrAdroddiadau AsesuAdroddiadau asesu blynyddol a gynhyrchir gan yr ysgol trwy MIS.
Disgybl \ MyfyriwrCurriculum TimetableThis is the pupil's timetable.
Rhieni \ Person CyswlltTeitlTeitl y person cyswllt (Mr, Mrs, Ms, ac ati).
Rhieni \ Person CyswlltCyfenwEnw cyntaf y person cyswllt.
Rhieni \ Person CyswlltCyfenwCyfenw'r person cyswllt.
Rhieni \ Person CyswlltData AwdurdodiPIN School Gateway's person cyswllt
Rhieni \ Person CyswlltRhyw Rhyw'r person cyswllt (Cyfarchiad)
Rhieni \ Person CyswlltEnw'r Tŷ Yr hyn a nodwyd fel enw tŷ'r person cyswllt.
Rhieni \ Person CyswlltStryd Yr hyn a nodwyd fel enw stryd y person cyswllt.
Rhieni \ Person CyswlltArdal leol Yr hyn a nodwyd fel ardal leol y person cyswllt.
Rhieni \ Person CyswlltTref Yr hyn a nodwyd fel enw tref y person cyswllt.
Rhieni \ Person CyswlltCod post Yr hyn a roddwyd fel cod post y person cyswllt.
Rhieni \ Person CyswlltFfôn Symudol Rhif ffôn symudol y person cyswllt a ddefnyddir i dderbyn rhybuddion gan yr ysgol ac i wirio cyfrif School Gateway y person cyswllt.
Rhieni \ Person CyswlltPrimary Email addressPrif gyfeiriad e-bost y person cyswllt a ddefnyddir i dderbyn gohebiaeth gan yr ysgol ac i wirio cyfrif School Gateway y person cyswllt.
Rhieni \ Person CyswlltHanes Taliadau a balansauHanes y person cyswllt wrth wneud taliadau, gan gynnwys gwrthdroi, ad-dalu ac alldynnu arian.
Rhieni \ Person CyswlltManylion cerdyn taluCedwir manylion cardiau talu ac fe'u hanfonir i drydydd parti i gael eu hawdurdodi.
Rhieni \ Person CyswlltManylion cyfrif bancCedwir manylion cyfrifon banc ac fe'u hanfonir i drydydd parti i gael eu hawdurdodi
Rhieni \ Person CyswlltNegeseuon o'r ApNegeseuon a anfonwyd gan y rhieni i'r ysgol o fewn yr Ap School Gateway
Rhieni \ Person CyswlltManylion PorwrCyfeiriad IP, cwcis, gwybodaeth am y porwr
Rhieni \ Person CyswlltSystem Weithredu Ffôn SymudolSystem weithredu'r ffôn symudol a ddefnyddir i gael mynediad i School Gateway (iOS neu Android).
Rhieni \ Person CyswlltStatws cyfrifoldeb rhiantDull a ddefnyddir gan ysgolion i adnabod a oes gan berson cyswllt cyfrifoldeb rhiant dros fyfyriwr (yr hawl i roi caniatâd ac ati).
Rhieni \ Person CyswlltTrefn Flaenoriaeth Personau Cyswllt MISTrefn flaenoriaeth personau cyswllt myfyriwr. (h.y. gall 1 a 2 fod yn deulu agos ond gall 3 a 4 fod yn perthyn o bell er dibenion cysylltu mewn argyfwng).
Rhieni \ Person CyswlltStatws yr Ap School GatewayAdnabod p'un ai yw defnyddiwr wedi mewngofnodi i ap symudol School Gateway ai peidio.
Rhieni \ Person CyswlltDyddiad sefydlu cyfrif School GatewayY dyddiad pan wnaeth y defnyddiwr sefydlu cyfrif a mewngofnodi i borth School Gateway am y tro cyntaf.
Staff yr ysgolTeitlTeitl yr aelod staff (Mr, Mrs, Ms, ac ati).
Staff yr ysgolCyfenwEnw cyntaf yr aelod staff.
Staff yr ysgolCyfenwCyfenw'r aelod staff.
Staff yr ysgolRhyw Rhyw'r aelod staff.
Staff yr ysgolSwyddSwydd yr aelod staff yn yr ysgol
Staff yr ysgolPrif gyfeiriad e-bostPrif gyfeiriad e-bost yr aelod staff
Staff yr ysgolFfôn Symudol Rhif ffôn symudol yr aelod staff
Staff yr ysgolData AwdurdodiPIN School Gateway yr aelod staff
Staff yr ysgolStatws yr Ap School GatewayAdnabod p'un ai yw aelod staff wedi mewngofnodi i ap symudol School Gateway ai peidio.
Staff yr ysgolDyddiad sefydlu cyfrif School GatewayY dyddiad pan wnaeth yr aelod staff sefydlu cyfrif a mewngofnodi i borth School Gateway am y tro cyntaf.
Staff yr ysgolCyfeiriad PostThe staff member’s postal address
Staff yr ysgolCod post The staff member’s postal code
YsgolBaner School GatewayLogo baner i gael ei arddangos ar School Gateway.
YsgolCysylltiadau allanolCysylltiadau i wefannau allanol i gael eu cyflwyno i ddefnyddwyr School Gateway, yn cynnwys gwefan yr ysgol ei hun.
YsgolCyfeiriadCyfeiriad post yr ysgol
YsgolRhif ffônPrif rif ffôn yr ysgol
YsgolCyfeiriad E-bostPrif gyfeiriad e-bost yr ysgol
YsgolRhif DfERhif adnabod unigryw a roddid i bob ysgol gan yr Adran Addysg.
YsgolManylion cyfrif bancManylion cyfrif banc ar gyfer derbyn taliadau a wneir trwy School Gateway.
YsgolSMS ar gyfer anfon negeseuonRhif ffôn a roddir i'r ysgol gan Schoolcomms, dyma'r rhif sy'n rhaid i rieni ei ddefnyddio i anfon negeseuon SMS i gyfathrebu gyda'r ysgol.
Mynediad i WefannauCyfeiriad IPCyfeiriad rhwydwaith eich dyfais neu gysylltiad rhyngrwyd
Mynediad i WefannauMath a fersiwn y PorwrY math o Borwr Gwe y mae eich dyfais yn ei ddefnyddio
Mynediad i WefannauCwcisCofnodion arbennig yn eich porwr sy'n helpu i'r wefan weithredu
Mynediad i WefannauDadansoddiadau o’r We Gwybodaeth gyffredinol am ymddygiad pori ac ystadegau tudalennau

Sut fyddwn ni'n prosesu eich gwybodaeth bersonol?

Nid ydym ond yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i'r graddau sydd eu hangen i gyflawni'r gwasanaethau ar eich cyfer ac ar ran y Cwsmer ac mae gan rai o'n gweithwyr fynediad i wybodaeth o'r fath.

Rydym wedi cyflwyno mesurau technegol a threfniadaethol priodol i warchod cyfrinachedd, cyfanrwydd ac argaeledd eich gwybodaeth bersonol wrth iddi gael ei storio, ei phrosesu a'i symud.

Rydym yn sefydliad sydd wedi'i ardystio i Lefel 2 PCI-DSS ac yn gweithredu rhaglen ddiogelwch sy'n cydymffurfio ag ISO27001 i helpu i ddiogelu eich data bob amser.

Nid yw Cynnyrch a Gwasanaethau Schoolcomms ond yn prosesu eich gwybodaeth bersonol yn y DU.

Gall rhai o'n gwasanaethau cefnogol (er enghraifft Microsoft CRM), ddefnyddio llwyfannau ar gwmwl sy'n gweithredu o Drydedd Gwlad y tu allan i'r EEA. Pan fo hyn yn digwydd, rydym yn sicrhau y caiff mesurau diogelwch priodol eu rhoi ar waith i amddiffyn eich data.

Eich hawliau dan Gyfraith Diogelu Data

Hawl i Fynediad

Mae gennych hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol yr ydym ni'n ei phrosesu amdanoch ac at fanylion y prosesu hwnnw.
Fel arfer, gallwch gael mynediad at y wybodaeth honno'n uniongyrchol yn Schoolcomms Products and Services (hunanwasanaeth). Fodd bynnag, pe na fyddai hyn yn bosib, mae modd i chi wneud Cais Mynediad Gwrthrych Data i dderbyn y wybodaeth hon mewn fformat arall.

Yr Hawl i Gywiro

Mae gennych hawl i ofyn i wybodaeth gael ei chywiro os yw'n wallus. Fel arfer, gallwch ddiweddaru eich gwybodaeth eich hun trwy ddefnyddio Cynnyrch a Gwasanaethau Schoolcomms (hunanwasanaeth). Fodd bynnag, pe na bai hyn yn bosib, bydd angen i ysgol eich plentyn gywiro'r data y maen nhw'n ei ddal ac wedi ei ddarparu i ni ei brosesu.

Hawl i Ddileu (Hawl i gael eich Anghofio)

Mae gennych hawl i ofyn i'ch gwybodaeth gael ei dileu; byddwn yn gweithredu'n ddibynnol ar yr amgylchiadau.

Yr Hawl i Wrthwynebu

Mae gennych hawl i wrthwynebu i ni brosesu eich gwybodaeth; byddwn yn gweithredu'n ddibynnol ar yr amgylchiadau.

Hawl i Gyfyngu ar Brosesu

Mae gennych hawl i ofyn i ni gyfyngu ar ein gweithgareddau prosesu; byddwn yn gweithredu'n ddibynnol ar yr amgylchiadau.

Yr Hawl i Gludadwyedd Data

Mae gennych hawl i dderbyn y data personol yr ydych wedi'i gyflwyno i ni mewn diwyg strwythuredig, a ddefnyddir yn gyffredin ac sy'n ddarllenadwy i beiriant sy'n addas i gael ei drosglwyddo i reolydd data arall.

Hawl i wneud cwyn i awdurdod goruchwylio

Os ydych yn meddwl ein bod wedi torri ar eich hawliau preifatrwydd, gallwch gyflwyno cwyn i'r awdurdod goruchwylio perthnasol. Gallwch gyflwyno'ch cwyn yn benodol yn y wlad yr ydych yn byw ynddi, eich lleoliad gwaith neu yn y lle yr ydych yn credu i ni dorri ar eich hawl.

You can exercise your rights be sending an e-mail to dpo@parentpay.com. Please state clearly in the subject that your request concerns a privacy matter, and provide a clear description of your requirements.

Noder: Efallai y byddwn angen cysylltu â chi am ragor o wybodaeth i wirio pwy ydych chi cyn i ni weithredu ar eich cais.

Rhannu gwybodaeth bersonol gyda thrydydd parti

Rydym yn defnyddio amrediad o ddarparwyr gwasanaeth y gellir ymddiried ynddynt i’n helpu i gyflawni'n gwasanaethau. Mae ein holl gyflenwyr yn destun mesurau diogelwch priodol, sy'n gweithredu'n unol â'n cyfarwyddiadau a chyfyngiadau penodol, ac mewn cydymffurfiaeth lawn â Chyfraith Diogelu Data.

Mae'r darparwyr gwasanaeth hyn yn cynnwys:

  • Proseswyr Taliadau - i brosesu'ch taliadau cerdyn yn ddiogel (nid ydym yn gweld, nac yn storio manylion cardiau talu)
  • Darparwyr SMS - i anfon hysbysiadau SMS neu negeseuon a anfonir gan Gwsmeriaid sy'n defnyddio Cynnyrch a Gwasanaethau Schoolcomms
  • Darparwyr E-bost - anfon ein hysbysiadau neu negeseuon e-bost a anfonir gan Gwsmeriaid sy'n defnyddio Cynnyrch a Gwasanaethau Schoolcomms
  • Darparwyr Lletya - i reoli ein canolfannau data busnes diogel
  • Darparwyr Diogelwch - i amddiffyn ein systemau rhag ymosodiadau
  • Darparwyr Teleffoni - efallai y byddwn yn cofnodi galwadau er dibenion hyfforddiant, ansawdd a diogelwch
  • Porth Cefnogi (ZenDesk) - er mwyn i chi fedru gofyn am help yn ddidrafferth

Efallai y bydd gennym hefyd fynediad i'ch gwybodaeth bersonol yn sgil darparu’r gwasanaeth.

Pe bai angen i ni newid neu ychwanegu trydydd parti arall, byddwn bob amser yn diweddaru ein Hysbysiad Preifatrwydd yn unol â hynny.

Ni fyddwn ond yn datgelu eich gwybodaeth i bartïon eraill yn yr amgylchiadau cyfyngedig a ganlyn

  • pan fo gofyn cyfreithiol i ni wneud hynny, e.e. i awdurdodau gorfodaeth a rheoleiddio
  • pan fo dyletswydd i ddatgelu er budd y cyhoedd
  • pan fo rhaid datgelu er mwyn diogelu ein budd e.e. i atal neu ganfod trosedd a thwyll
  • pan gawn ni ganiatâd gennych i wneud hynny e.e. drwy roi caniatâd yn Schoolcomms Products and Services neu trwy ffurflen gais neu ganiatâd ar-lein.

Am faint fyddwn ni'n cadw'ch gwybodaeth bersonol?

Ni fyddwn ond yn cadw'r wybodaeth cyhyd ag sydd angen i gyflwyno'r gwasanaeth yn ddiogel a saff. Efallai y bydd angen cadw peth cofnodion i sicrhau ein bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol arall - er enghraifft mae cyfraith cyllid, trethi, twyll a gwyngalchu arian yn gofyn am gadw cofnodion penodol am gyfnodau estynedig, cymaint â saith mlynedd mewn rhai achosion.

Newidiadau i'n hysbysiad preifatrwydd

Bydd y polisi hwn yn cael ei adolygu'n rheolaidd a byddwn yn postio'r fersiynau diweddaraf ar ein gwefannau.

Manylion cyswllt ar gyfer ein Swyddog Diogelu Data

Rydym wedi penodi Swyddog Diogelu Data (DPO); mae eu manylion cyswllt fel a ganlyn:

dpo@parentpay.com

 

neu

 

Data Protection Officer

ParentPay

Ricoh Arena

Phoenix Way

Coventry

CV6 6GE